Praktyczny poradnik, dziki któremu osoba prowadzca akta osobowe i inn dokumentacj pracownicz przygotuje indywidualne teczki pracowników oraz wypeni znajdujce si w nich dokumenty, zgodnie z przepisami obowizujcymi od 1.1.2019 r.

 

Niniejsza ksika to praktyczny poradnik, dziki któremu osoby, którym powierzono prowadzenie akt osobowych oraz dokumentacji zwizanej ze stosunkiem pracy, bd mogy wykona wszystkie obowizki pracodawcy z tym zwizane. Osoby te powinny mie wiadomo, e w dokumentacji pracowniczej gromadzone s dokumenty, bdce dowodem na to, e pracodawca wykona swoje obowizki wzgldem pracownika. Z tego wanie powodu kontrola dokumentacji pracowniczej jest najczciej pierwszym punktem wizyty Inspektora Pastwowej Inspekcji Pracy w zakadzie, a take pierwszym wezwaniem sdu pracy w przypadku rozpatrywania sporu z pracownikiem. Co wicej, osoba, która doprowadza do niewykonania obowizku pracodawcy prowadzenia akt osobowych, moe ponie nie tylko odpowiedzialno subow, ale równie osobist. Moe zosta obciona grzywn nawet do 30 tys. z.

 

W ksice przedstawiono kolejne kroki umoliwiajce zgodne z prawem wykonanie obowizku prowadzenia akt osobowych i dokumentacji w sprawach zwizanych ze stosunkiem pracy. W szczególnoci wskazano:

 

w którym momencie dokumentacja pracownicza powinna zosta utworzona,

jak technicznie wyglda wzorcowa teczka akt oraz pozostaa indywidualna dokumentacja pracownicza,

jak numerowa dokumenty i zachowa chronologi,

jakich dokumentów nie mona skada do akt w oryginale,

w jakich warunkach akta przechowywa w zalenoci od postaci (papierowa, elektroniczna),

jaka jest procedura digitalizacji akt,

jak dugo naley je archiwizowa,

kogo i jak naley poinformowa o okresie przechowywania akt po ustaniu stosunku pracy,

jakie bdy najczciej popeniaj pracodawcy przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej i jak je naprawia.

Ponadto w publikacji zawarty zosta szczegóowy opis dokumentów skadanych w aktach, w których pojawiaj si najczciej bdy, w zwizku z czym podlegaj one kontroli w pierwszej kolejnoci. W szczególnoci punkt po punkcie omówione zostay elementy treci wiadectwa pracy, umowy o prac, informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia, porozumienia rozwizujcego umow, wypowiedzenia umowy, owiadczenia o korzystaniu z uprawnie rodzicielskich, skierowania na badania lekarskie w zakresie zdolnoci do pracy oraz wielu innych. Przedstawiono te wzory tych dokumentów. Cao uzupenia opis obowizków pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej.

 

Walor kompleksowego opracowania tematu akt osobowych dopenia przedstawienie w ksice opisów sytuacji nietypowych w postpowaniu z teczkami pracowników, takich jak przekazanie akt pracownika pracodawcy przejmujcego cz zakadu pracy, zaginicie teczki osobowej, postpowanie w zwizku z likwidacj lub upadoci pracodawcy, czy tworzenie i odbieranie dokumentów w jzyku obcym.

 

Problematyka akt osobowych zilustrowana zostaa yciowymi przykadami, zgaszanymi przez pracowników dziaów kadr w ramach prowadzonych przez autora dyurów telefonicznych Systemu informacji prawnej Legalis. W ksice uwzgldniono ponadto aktualne orzecznictwo sdowe oraz stanowiska organów pastwa nadzorujcych przestrzeganie prawa.

 

Dziki tej ksice dowiesz si:

 

Kiedy powstaje i na czym polega obowizek tworzenia akt osobowych i dokumentacji w sprawach zwizanych ze stosunkiem pracy?

Jak dugo trzeba przechowywa dokumentacj pracownicz po 1.1.2019 r.?

Jaka jest procedura digitalizacji akt osobowych?

Czy mona prowadzi cz dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej, a cz w wersji elektronicznej?

Jakie techniczne parametry powinna spenia teczka papierowa oraz e-teczka akt personalnych?

Jak krok po kroku postpowa z nowym dokumentem zoonym przez pracownika?

Jakie obowizki ma pracownik administrujcy aktami osobowymi w zakresie ochrony danych osobowych?

Komu i w jakim trybie pracodawca ma obowizek udostpni akta osobowe pracownika?

Jakie bdy najczciej popeniali pracownicy obsugujcy akta osobowe?

Czy za bdy w aktach odpowiada pracownik dziau kadr, czy pracodawca?

Zasady tworzenia akt osobowych reguluje Kodeks pracy i rozporzdzenie wykonawcze, które narzucaj sposób podziau, numeracji i chronologii akt, okrelaj dokumenty obowizkowo umieszczane w aktach, wskazuj okres i miejsce ich przechowywania.

 

Dziki publikacji dowiesz si, czy dopuszczalne jest umieszczanie w aktach osobowych pracownika:

 

kserokopii dowodu osobistego,

notatki subowej oceniajcej jako pracy,

protokou sprawdzenia trzewoci pracownika,

wypowiedzenia, które zostao zamienione przez strony na porozumienie rozwizujce umow,

CV ze zdjciem,

kserokopii aktu maestwa lub urodzenia dziecka,

oryginau zawiadczenia z kursu zorganizowanego przez pracodawc,

dokumentacji sdowej sporu dotyczcego naoenia kary porzdkowej,

korespondencji z komornikiem,

zgoszenia do ubezpiecze spoecznych i zdrowotnego,

wniosku o dwa dni zwolnienia na opiek nad dzieckiem,

wniosku o wypat wynagrodzenia do rk wasnych pracownika.

Publikacja pozwala sprawdzi, czy przyjte i funkcjonujce w zakadzie procedury postpowania z dokumentacj osobow nie naruszaj przepisów i zasad prawa pracy. Szczególn uwag zwrócono przy tym na aspekt ochrony danych osobowych, które zawarte s w kadym dokumencie skadanym do tych akt.

 

Problemy, które rozwiesz dziki ksice:

 

Czy na danie pracownika trzeba mu skserowa ca teczk osobow?

Czy dokumenty skadane do akt naley potwierdza za zgodno z oryginaem?

Czy z akt naley usuwa dokumenty, które straciy ju swoj przydatno?

Czy pracodawca bdcy osob fizyczn moe przechowywa akta osobowe po zlikwidowaniu dziaalnoci?

Jakie treci przechowywane s w czci D akt osobowych?

Czy przyjmujc pracownika po kilku latach przerwy, mona wykorzysta star teczk osobow?

Na kim spoczywa odpowiedzialno za akta po powierzeniu ich prowadzenia przez firm zewntrzn?

Czy kopi wiadectwa pracy z poprzedniego zatrudnienia sporzdzonego w jzyku obcym trzeba przed zoeniem do akt przetumaczy?

Czy od kadego pracownika mona wymaga udostpnienia zdjcia do celów subowych?

Kiedy pracodawca moe wykorzysta orzeczenie lekarskie o zdolnoci do pracy uzyskane przez pracownika w poprzednim zatrudnieniu?

Czy pracodawca ma obowizek sporzdzenia i zoenia do akt osobowych tzw. obiegówki?

Stan prawny wydania to 1 stycznia 2019 r. Data ta nie jest przypadkowa. W dniu tym wchodz bowiem w ycie nowe przepisy dotyczce skróconego (z 50 do 10 lat) okresu przechowywania oraz elektronizacji dokumentacji pracowniczej.

 

W ksice znajduj si przykadowo nastpujce wzory dokumentów:

 

informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej po rozwizaniu umowy o prac,

skierowanie na badanie profilaktyczne,

upowanienie do przetwarzania danych osobowych,

owiadczenie o udostpnieniu wizerunku do celów subowych,

karata obiegowa w zwizku z zakoczeniem zatrudnienia,

informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia w wersjach: opisowej oraz wskazania odpowiednich przepisów,

porozumienie stron rozwizujce umow,

wiadectwo pracy,

opinia o pracy pracownika,

spis zdawczo-odbiorczy akt osobowych.